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Politique de confidentialité de l’application hotelOS

Qui traite vos données

hotelOS édite l’application et gère les comptes des voyageurs. Quand vous réservez, l’hôtel choisi reçoit votre demande et tient son propre registre de clients : il est responsable de ce registre.

Votre compte

Nous enregistrons votre nom, votre numéro de téléphone, votre e-mail (facultatif) et votre code secret sous forme hachée : il n’est jamais stocké ni lisible en clair. Chaque session ouverte garde le nom de l’appareil et sa date.

Un identifiant d’appareil aléatoire (jamais l’IMEI) permet de confirmer par SMS la connexion depuis un nouvel appareil. Le prestataire d’envoi de SMS (Africa’s Talking ou Twilio) voit le numéro et le texte du message.

Statistiques d’usage : quand l’application est ouverte et quand vous consultez la fiche d’un hôtel, elle le signale à nos serveurs avec ce même identifiant d’appareil. Seule une empreinte de l’identifiant (et de votre compte si vous êtes connecté) sert à ne compter votre téléphone qu’une fois par jour ; elle change chaque jour, ne permet pas de vous suivre d’un jour à l’autre et est effacée après 2 jours. L’équipe hotelOS ne voit que des nombres (personnes connectées, téléphones actifs par jour, hôtels les plus consultés), jamais votre nom, votre numéro ni votre position. Les hôtels ne voient pas ces statistiques.

Votre demande de réservation et votre pièce d’identité

Pour réserver, vous envoyez à l’hôtel : le type et le numéro de votre pièce, votre nom et vos prénoms, votre date de naissance, votre sexe, votre nationalité, la date d’expiration de la pièce et les photos du recto et du verso (ou de la page photo), ainsi que votre nom et votre téléphone de contact. La réservation est réservée aux personnes majeures.

Ces informations et ces photos sont transmises en entier à l’hôtel que vous avez choisi, et à lui seul. Il en a besoin pour vérifier votre identité et tenir son registre. Les outils de gestion que l’hôtel a connectés à hotelOS y accèdent en son nom.

Les photos sont chiffrées sur nos serveurs. Elles sont supprimées si la demande est refusée, expire ou est annulée (y compris quand la chambre est réservée avant vous), et 30 jours après votre départ. Les informations de la pièce, sans les photos, restent dans le registre de l’hôtel : leur durée de conservation dépend de la loi du pays de l’hôtel et reste à préciser avec nos conseils juridiques.

Si vous cochez « Mémoriser ces informations », elles sont gardées sur votre téléphone (jamais les photos) pour préremplir votre prochaine demande. Décochez la case pour les effacer.

Lecture automatique de la pièce

Quand vous photographiez votre pièce, l’application lit sur votre téléphone la bande de caractères imprimée en bas (zone de lecture automatique) et remplit le formulaire. Cette lecture n’envoie rien à un service extérieur : aucun prestataire de lecture ou d’intelligence artificielle ne reçoit vos photos.

Vérifiez les informations remplies avant d’envoyer votre demande ; vous pouvez toujours les corriger ou les saisir à la main. Les photos sont ensuite transmises, chiffrées, au seul hôtel choisi, comme décrit plus haut.

Position et partage de trajet

Pour afficher les hôtels proches, la position de votre téléphone est envoyée à nos serveurs au moment de la recherche. Nous ne l’enregistrons pas dans notre base de données et elle n’est pas transmise aux hôtels.

La carte, la recherche de lieux et l’itinéraire utilisent Mapbox (États-Unis) : votre position et vos recherches lui sont envoyées depuis votre téléphone.

Si vous partagez votre trajet avec un proche, votre position est en revanche enregistrée sur nos serveurs : seule la dernière position est gardée, avec votre prénom, l’hôtel de destination, la distance et le temps restants. Toute personne qui possède le lien les voit. Le partage s’arrête quand vous l’arrêtez, à votre arrivée ou au plus tard 3 heures après son début ; la position est effacée quand vous l’arrêtez. Les données d’un partage terminé ne sont pas encore effacées automatiquement.

Messages et avis

Les messages que vous échangez avec la réception d’un hôtel sont enregistrés avec la réservation. Vos avis sont publics : seuls votre prénom et l’initiale de votre nom sont affichés.

Si vous signalez une information fausse sur un hôtel, l’hôtel est prévenu sans votre nom. L’équipe hotelOS voit le motif et votre précision éventuelle, jamais votre nom ni votre numéro ; la précision est effacée dès que le signalement est traité.

Prestataires et transferts hors de votre pays

Vos données sont traitées par : Vercel (hébergement de l’application, serveurs à Francfort), Upstash (base de données ; son emplacement est en cours de vérification), un prestataire de SMS et Mapbox (carte).

Mapbox est situé aux États-Unis. Les autorisations de transfert éventuellement exigées par le pays où vous utilisez hotelOS sont en cours de vérification.

Biométrie

L’empreinte digitale et la reconnaissance faciale sont gérées par votre téléphone (Android). hotelOS ne reçoit jamais ces données : seulement la réponse « confirmé » ou « refusé ».

Votre code de verrouillage est enregistré uniquement sur votre téléphone, sous forme chiffrée.

Utilisation

Vos données servent à créer et gérer vos réservations, à permettre l’accès à votre chambre et à vous assister. hotelOS ne vend pas vos données et ne les utilise pas à des fins publicitaires.

Conservation et suppression du compte

Les données du compte sont conservées tant que le compte existe. À la suppression du compte, votre profil est effacé et le nom de vos réservations passées est remplacé par « Compte supprimé » et votre téléphone effacé. Les messages échangés avec les hôtels sont conservés. Les informations de pièce d’identité enregistrées dans le registre d’un hôtel restent chez cet hôtel, qui en est responsable.

Vos droits

Vous pouvez consulter et modifier vos informations dans Paramètres → Mon compte, et supprimer votre compte à tout moment. Vous pouvez aussi demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données, ou vous opposer à leur traitement, en nous écrivant (coordonnées ci-dessous). Pour les informations du registre d’un hôtel, adressez-vous aussi à cet hôtel.

Ces droits s’exercent conformément à la loi du pays où vous utilisez hotelOS (en Côte d’Ivoire, loi n° 2013-450 relative à la protection des données à caractère personnel ; au Sénégal, loi n° 2008-12) et, le cas échéant, au RGPD. Vous pouvez saisir l’autorité de protection des données de votre pays.

Sécurité

Les échanges avec nos serveurs sont chiffrés (HTTPS). Les photos de pièces sont chiffrées avant d’être stockées. Les sessions sont signées et peuvent être fermées à tout moment par la déconnexion.

Supprimer votre compte

Dans l’application : Paramètres → Mon compte → Supprimer mon compte. La suppression est immédiate et définitive (voir « Conservation et suppression du compte » ci-dessus).

Nous contacter

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : Paramètres → Aide & support dans l’application.